מדיניות פרטיות ושימוש בנתוני נוכחות

מסמך זה מסביר אילו נתונים המערכת אוספת במסגרת ניהול נוכחות ושעות עבודה, לשם מה, וכיצד ניתן לממש את הזכויות שלך לגביהם.

אילו נתונים נאספים?

• פרטים מזהים: שם מלא, תעודת זהות, כתובת, טלפון ודוא"ל.
• נתוני נוכחות: שעות כניסה/יציאה, הפסקות, סוגי היעדרות (חופשה/מחלה/מילואים וכו').
• מיקום GPS — רק ברגע ההחתמה עצמה (כניסה/יציאה/הפסקה), כדי לאמת שההחתמה בוצעה בטווח סביר ממקום העבודה. המערכת אינה עוקבת אחרי מיקומך באופן רציף בין החתמה להחתמה.
• מסמכים שהעלית מרצונך (למשל אישור מחלה).
• חתימה דיגיטלית על דוח השעות החודשי, וכן כתובת IP וסוג מכשיר בעת החתימה — לצורך תיעוד אמינות הרישום.
• אם החברה הפעילה עבורך אימות ביומטרי אופציונלי בהחתמה (Face ID / טביעת אצבע): המערכת אינה שומרת ואינה מקבלת כלל את נתוני הטביעה/הפנים שלך. האימות הביומטרי עצמו מתבצע ונשאר תמיד על גבי המכשיר שלך בלבד, באמצעות מנגנון מובנה של מערכת ההפעלה. השרת שלנו שומר רק מזהה טכני אקראי של המכשיר, שאינו נתון ביומטרי.

לשם מה נאספים הנתונים?

• עמידה בחובה החוקית של המעסיק לנהל פנקס שעות עבודה ומנוחה מסודר (סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה).
• חישוב שכר, שעות נוספות, וימי חופשה/מחלה בהתאם לדין.
• אימות שההחתמה בוצעה בסמוך למקום העבודה בפועל, כשהוגדרה הגבלת מיקום כזו.

כמה זמן הנתונים נשמרים?

רישומי נוכחות ושכר נשמרים למשך תקופה שמאפשרת למעסיק להתמודד עם תביעות אפשריות בנוגע לשכר ושעות עבודה (מומלץ להתייעץ עם עו"ד/רו"ח לגבי משך הזמן המדויק הרלוונטי לעסק שלכם — נהוג להתייחס לתקופה של כ-7 שנים, בדומה לתקופת שמירת מסמכי הנהלת חשבונות).

מהן הזכויות שלך?

• לצפות בנתוני הנוכחות שלך בכל עת דרך אזור העובד האישי.
• להוריך/להדפיס עותק PDF של דוח הנוכחות החודשי שלך, ישירות מהמערכת.
• לבקש תיקון של רישום שגוי, או לצרף הערה/מסמך לגבי יום ספציפי.
• אם הופעל אימות ביומטרי — לבטל אותו ולהסיר את המכשיר הרשום שלך בכל עת, ולהמשיך להחתים כרגיל ללא אימות ביומטרי (השימוש בו תמיד וולונטרי ולא תנאי להחתמה).

מי יכול לגשת לנתונים שלך?

בעלי תפקידים מורשים בלבד בחברה שלך (מנהל/ת החברה, ומשתמשי משאבי אנוש שהוגדרו), וכן צוות התמיכה הטכנית שלנו לצורך תחזוקת המערכת בלבד. הגישה מוגבלת בהרשאות לפי תפקיד, ואינה חשופה לחברות אחרות במערכת.